लेखन में याद रखने वाली 15 बातें

अब जब आपने अपने आइडियाज(विचारों) को संजोकर क्रमबद्ध रूप से प्रस्तुत करने की कला सीख ली है, तो आइये अब ये सीखते हैं कि आप अपने लेखन को और प्रोफेशनल और स्पष्ट किस तरह बना सकते हैं।

बहुत से लोगों के पास बहुत ही दिलचस्प विचार होते हैं और वे उन्हें कागज पर लिख भी देते हैं। उनका लेखन अच्छा होता है और विचार भी ठीक तरह से उल्लिखित होते हैं फिर भी उनके पाठकों का एक स्तर से अधिक विस्तार नहीं पाता। इसका कारण सही शब्दों का चुनाव न कर पाना या फिर "nip in the bud"(सिर उठाते ही कुचल देना) जैसे मुहावरे का इस्तेमाल हो सकता है जो पाठकों को समझ में न आये।

चलिए उन 15 बातों पर चर्चा करें जिन्हें आपको प्रूफ-रीडींग और अपने लेखन में सुधार करते समय ध्यान में रखना चाहिए −

स्पष्टता

• आपका लेखन ऐसा होना चाहिये कि पहली बार में ही पढ़कर समझ में आ जाये। तकनीकी शब्दावली, अपरिचित शब्दों या औपचारिक भाषा से बचें।

औपचारिक(फॉर्मल) या आधुनिक(मॉडर्न)

• भुगतान का विवरण नोट कर लिया गया है या हमें आपका चेक मिला गया है।

• यहां से संलग्न(अटैच्ड) है या कृपया अटैच्मेन्ट देखें

अस्पष्टता से बचें

• ऐसे शब्द या वाक्यों के प्रयोग से बचना चाहिये जिनका एक से ज्यादा अर्थ निकलता हो क्योंकि इससे पाठक भ्रमित(कन्फ्यूज़) होते हैं −

• मछली खाने के बाद, किरण ने करण से बात की। (मछली किसने खाई?)

बोलचाल की भाषा से बचें

• अति संक्षिप्त रूप में या संक्षेप में

• इस दिन और युग में बनाम आज, वर्तमान में

ज्यादा शब्दों के प्रयोग से बचें

• घटना से पहले या पहले

• समय के इस मोड़ पर या अब

अनावश्यक चीजों को बार-बार दोहराने (पुनरावृत्ति) से बचें

• बिल्कुल आवश्यक
• एक साथ मिलाएं

केवल विषय-वस्तु से संबंधित जानकारियों को ही शामिल करें

• पृष्ठभूमि(बैक्ग्राउंड) की अनावश्यक जानकारी न दें
• छोटे व सरल का प्रयोग करें- 17 या उससे कम शब्द।

पूर्णता(कम्प्लीट्नेस) होनी चाहिए

• यह सुनिश्चित करें कि पाठक के लिये सभी जरूरी जानकारी मौजूद है −
• कौन? क्या? कहाँ? कब? क्यों? कैसे?

शुद्धता (करेक्ट्नेस)

• व्याकरण तथा लोगों और स्थानों के नाम की वर्तनी(स्पेलिंग) की शुद्धता की जाँचें।
• He done it या he did it.
• It’s color has faded या its color has faded.

स्पेल चेक पर ज्यादा भरोसा न करें

• यदि आपसे 'no' की जगह 'on', ‘then' की जगह 'than’, ‘quite' की जगह 'quiet’ और ‘lose' की जगह 'loose’ टाइप हो जाये तो भी 'स्पेल चेक' इसे गलत नहीं बतायेगा।

ठोसपन

• विशिष्ट विवरण दें।
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• आपकी निवेश योजना पर 8% ब्याज मिलेगा।

समझने योग्य

• ऐसी भाषा का प्रयोग करें जो विश्वासयोग्य हो। अतिशयोक्ति से बचें।
• हमेशा या अक्सर
• कभी नहीं या कभी कभार

कर्टसी (सौजन्य)

• अपने लेखन में शिष्टता प्रदर्शित करें। बुरी सूचना देते समय नेगटिव ओवरटोन से बचने के लिए कर्मवाच्य (Passive voice) का इस्तेमाल किया जाना चाहिए।

• हम कॉन्ट्रैक्ट में उल्लिखित सभी नियमों और शर्तों से सहमत नहीं हो सकते हैं।

• नियम और शर्तों पर चर्चा होनी चाहिये।

पाठक को ध्यान में रखकर लिखें।

• लैंगिकवादी(सेक्सिस्ट)- अध्यक्ष, व्यापारी
• दर्पत्याग(कान्डिसेन्शन) – ‘अवश्य ही’, ‘स्पष्टतः’

बुलेट पॉइंट्स का इस्तेमाल

• अपने संदेश को एक आसान और स्पष्ट तरीके से कह पाते हैं
• सबसे महत्वपूर्ण जानकारी पर रोशनी डाल पाते हैं