प्रभावी ईमेल लेखन

सस्ती लेकिन अत्याधिक प्रभावशाली व्यावसायिक संचार उपकरण के रुप में ईमेल को व्यापक रुप से इस्तेमाल किया जाता हैं। ईमेल के शायद ही कभी प्रिंट-आउट लिए जाते हैं। अधिकतर ईमेल का सॉफ्ट कॉपी के रूप में ही इस्तेमाल होता है क्योंकि इसे संग्रह करने में आसानी होती है तथा इसे पुनः प्राप्त भी किया जा सकता है। इसकी लोकप्रियता का कारण यह है कि इसका इस्तेमाल सहज है। इसलिये किसी संगठन में सीईओ से लेकर चौकीदार तक सभी इसका इस्तेमाल कर सकते हैं।

किसी भी सूचना या जानकारी को अच्छी तरह से प्रस्तुत करने, आसानी से पढ़े जाने और उचित पेशेवर ढंग से संवाद करने के लिये ईमेल एक कुशल तरीका है। कई लोग सब्स्टैन्डर्ड इमेल फॉरवार्ड करने का कारण समय की कमी बताते हैं जो अधूरे और अस्पष्ट होते हैं।

बहुत से लोग ईमेल और टेक्स्ट मेसिजिंग में अंतर नहीं समझ पाते -ऐसा उनके ईमेल लिखने के तरीके से पता चलता है। अब टेक्स्ट मेसिजिंग के जरिये होनेवाले वार्तालाप और ईमेल लेखन में अंतर के बारे में चर्चा करते हैं।

• टेक्स्ट मेसिजिंग के जरिये होनेवाले वार्तालाप − टेक्स्ट मेसिजिंग के जरिये होनेवाले वार्तालाप में दो लोग सूचना का आदान-प्रदान, जानकारी एवं विवरण साझा(शेयर) करने के साथ-साथ उसमें सुधार भी कर सकते हैं और यदि कोई संदेह हो तो तेजी से आने-जाने वाले टेक्स्ट मेसिजिंग के जरिये आप स्पष्टीकरण भी मांग सकते हैं।

• ईमेल − जबकि ईमेल पेशेवरों द्वारा पढ़े जाते हैं और ये उनके काम पर निर्भर होता है कि वे प्रति दिन कितने ईमेल प्राप्त करते हैं- इनकी संख्या 20 से लेकर 200 तक कुछ भी हो सकती है। वे न तो आने-जाने वाली ईमेल द्वारा बातचीत में व्यस्त रहना चाहते हैं और न ही उनके पास कई बार विवरण पूछने का समय होता है। वे बस ईमेल की कंटेंट को समझना चाहते हैं, निर्देशों को पढ़ते हैं, संसूचना पर कार्य करते हैं, कार्य पूरा करते हैं, और इनबॉक्स के "अपठित" अनुभाग को पढ़ते हैं।

इसे ध्यान में रखते हुए, प्रभावशाली ईमेल लिखने के लिए कुछ युक्तियों पर चर्चा करें। −

• अपने संदेश की योजना बनाएं।
• पाठकों का ध्यान खींचने के लिए विषय पंक्ति का उपयोग करें।
• अपना संदेश छोटा और स्पष्ट रखें।
• अपने पूरे संदेश को लोअर केस(छोटे अक्षर) में टाइप न करें।
• अपने उत्तरदायित्व को समझें और अपने संदेश भेजने से पहले उसे ठीक से पढ़ें।
• यदि आप गुस्से में हों तो पहले गुस्सा शांत होने के लिये कुछ वक्त लें उसके बाद ईमेल भेजें।
• अपना संदेश अपर केस(बड़े अक्षर) में टाइप न करें। अपर केस में टाइप किये जाने वाले मेसेज को चिल्लाना माना जाता है।

कुछ मामलों में, ईमेल से बात करना उचित नहीं होता है। ऐसे मामलों में किसी को फोन करना सही रहता है जैसे कि −

• जब आपको व्यक्तिगत, संवेदनशील या गोपनीय जानकारी पर चर्चा करनी हो।
• जब आप बुरी खबर देने जा रहे हों।
• जब आपका संदेश जटिल हो और शब्दों में प्रकट करते वक्त उसका अर्थ कुछ और हो जाये।
• जब आपको तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता हो।

ईमेल के कानूनी जोखिम

कई कार्यस्थलों पर ईमेल के जरिये संचार करना पसंद किया जाता है और इसका अर्थ यह कि वो ईमेल के माध्यम से ऐसी बहुत सारी जानकारियों का आदान-प्रदान करते हैं जो गोपनीय होती है। ईमेल में दी गई जानकारी की सुरक्षा और गोपनीयता प्रेषक और प्राप्तकर्ता- दोनों की संयुक्त जिम्मेदारी होती है। कंपनियों के पास अपने दस्तावेज़ और कंटेंट की सुरक्षा के लिए सख्त दिशा-निर्देश होते हैं। चलिये अब ईमेल के दुरुपयोग को रोकने के लिए आमतौर पर सबसे अधिक पालन किये जाने वाले दिशा-निर्देशों पर चर्चा करते हैं।

आप और आपकी कंपनी कई कानूनी कार्रवाही के लिए उत्तरदायी होंगे यदि −

• आप घृणास्पद, घिनावना, अपमानजनक या अप्रिय कंटेंट वाले ईमेल भेजते या अग्रेषित करते हैं।
• आप एक ऐसा अटैच्मेन्ट भेजते हैं जिसमें वायरस है।
• आप प्रेषक की अनुमति के बिना उसकी ईमेल को किसी दूसरे व्यक्ति को फॉर्वर्ड करते हैं।
• आप किसी और के नाम से नकली ईमेल बनाने या किसी और की ईमेल अकाउंट से मेल भेजने की कोशिश करते हैं।
• आप ईमेल भेजते समय प्राप्तकर्ता से अपनी पहचान छुपाने की कोशिश करते हैं।
• आप किसी और के मेसेज को उसकी अनुमति के बिना कॉपी करते हैं।

ईमेल का प्रारूप

हालांकि हम में से अधिकांश लोग अपने मित्रों को अनौपचारिक ईमेल भेजते हैं जिनमें व्याकरण की गलतियां हो सकती हैं लेकिन सहकर्मियों को लिखते समय यह ठीक नहीं है। खासकर जब हम एक अच्छा छाप छोड़ना चाहते हैं उस समय हमें अधिक सावधान और कूटनैतिक होना पड़ेगा। यहां ईमेल के सही प्रारूप पर कुछ सामान्य टिप्स दिये गये हैं। −

आधार

सभी ईमेल के लिए डिफ़ॉल्ट सफेद बैक्ग्राउन्ड का इस्तेमाल किया जाना चाहिए। रंगीन बैक्ग्राउन्ड या स्क्रॉल डिजाइन को अन्प्रोफेशनल(अव्यावसायिक) और विचलित करने वाला समझा जाता है।

फ़ॉन्ट

फ़ॉन्ट् मुख्य रुप से टाइम्स न्यू रोमन या एरियल और फ़ॉन्ट साइज-12 होना चाहिए

फ़ॉन्ट का रंग

फ़ॉन्ट का रंग केवल हलका नीला या काला होना चाहिए।

संपर्क विवरण

हस्ताक्षर वाले क्षेत्र में नाम, पद, ईमेल आईडी, संपर्क नंबर, कंपनी का लोगो और संपर्क हेतु पता जैसी कार्यालय संबंधी जानकारी का उल्लेख किया जाना चाहिए। व्यक्तिगत बयानों को न शामिल करना ही अच्छा है।

पहला नाम और उपनाम

इसे भी उसी फ़ॉन्ट में लिखना चाहिये जिसमें कि ईमेल का मुख्य कंटेंट लिखा हुआ है पर फ़ॉन्ट साइज 2 प्वाइंट बड़ा होना चाहिये। कर्सिव फ़ॉन्ट का इस्तेमाल न करने की सलाह दी जाती है।

हस्ताक्षर

निम्नलिखित जानकारियाँ भी उसी फ़ॉन्ट और साइज में प्रदान की जानी चाहिए जिसमें की ईमेल का मुख्य कंटेंट है।

• पद
• विभाग
• कंपनी का नाम & पता
• लैंडमार्क और ज़िप कोड
• संपर्क संख्या
• ईमेल का पता
• कंपनी का टेलीफोन नंबर
• कंपनी का फ़ैक्स नंबर
• कंपनी का यूआरएल
• कंपनी का यूआरएल

उदाहरण −

विनीत नंदा
लीड, लर्निंग एंड डैवलपमेंट
सॉफ्ट स्किल्स
ट्यूटोरियलपॉईंट प्राइवेट लिमिटेड
जुब्ली हिल्स, हैदराबाद
यूको बैंक के पास, 500033
फोन: 91 40 23542835
फैक्सः 91 40 23542836
vineet.nanda@howcodex.com
http://www.howcodex.com/

अस्वीकरण (उदाहरण के साथ)

अपने ईमेल में हस्ताक्षर के तौर पर स्टैन्डर्ड फ़ॉन्ट (साइज-8) में एक डिस्क्लैमर दें। −

आपको इस नोटिस पर एक नज़र डालनी चाहिये।

इस ईमेल में दी गयी जानकारी या कोई भी अटैचमेन्ट गोपनीय है और किसी की बौद्धिक संपदा होने के लिहाज से ये कॉपीराइट के दायरे में आ सकते हैं। इसलिये भेजने वाले के बिना सहमति के आप इस जानकारी का इस्तेमाल या खुलासा नही कर सकते हैं।

ईमेल का उदाहरण

श्रीमान

मुझे इंटीरियर डिकोर फर्म से संपर्क करने के लिए निर्देशों का ईमेल प्राप्त हुआ। तदनुसार, मैंने व्यवहार प्रशिक्षण, मोड आकलन, साइकोमेट्रिक विश्लेषण की सेवा प्रदान करने वाले संगठनों में से सबसे प्रतिष्ठित संगठन- हस्ता ला' विस्टा से संपर्क किया।

उन्होंने मेरे ईमेल का यह उत्तर दिया है कि वो हमारे साथ कार्य करने के लिये इच्छुक हैं। उन्होंने मुझसे उनके प्रतिनिधियों के साथ एक बैठक का आयोजन करने का अनुरोध किया है ताकि वे हमसे मिल सकें और बाकी विवरण बता सकें। मैंने आपको इस ईमेल में Terms नाम से उनकी नियम और शर्तों की एक पीडीएफ अटैच्मेन्ट भेजी है। कृपया इसे पढ़ें और उत्तर दें।

आशा करता हूँ कि आप जल्द उत्तर देंगे। धन्यवाद। आपका दिन शुभ हो।

सस्नेह