कार्यकारी सहायक कोचिंग - मिथक

जब कहीं काम के लिए कार्यकारी सहायक के रूप में बहुत विवेकी व्यक्ति की माँग होती है तो लोग नौकरी के वास्तविक स्वरूप पर अनुमान लगाने कि हर संभावना पर विचार करना शुरू कर देंगे। बहुत से लोग सोचते हैं कि सहायकों को अधिक वेतन पर रखा गया है जबकि दूसरे यह मानते हैं कि वे प्रतिनिधित्व वाले व्यक्ति हैं।

यह सच है कि नौकरी के साथ कई अनौपचारिक जिम्मेदारियां भी आती हैं। इसलिए कार्यकारी सहायक जानते हैं कि उन्हें अपने काम से संबंधित कुछ मिथकों के साथ रहना पड़ सकता है।

नीचे कुछ सबसे प्रमुख मिथकों का उल्लेख किया गया है।

मिथक 1: किसी सेक्रटेरी के लिए “कार्यकारी सहायक” सिर्फ एक फैंसी नाम है।

हालांकि एक कार्यकारी सहायक का वास्तविक व सबसे महत्वपूर्ण काम सेक्रटेरी के तौर पर कार्य करना होता है इसलिए अक्सर बैठकों और प्रस्तुतियों में उनका काम अपने बॉस की ओर मिले खास अधिकारों के द्वारा प्रतिनिधी का रोल अदा करना होता है। उन्हें अपने मालिकों का दूसरा रूप माना जाता है।

कई अधिकारी अपनी प्रगति और कार्यों पर नज़र रखने के लिए पूरी तरह से अपने सहायकों पर निर्भर होते हैं। वे अपने सहायकों पर नए विचार, दृष्टिकोण और अन्य विचारों को समझने के लिए भी निर्भर रहते हैं। इन मामलों में सहायक निर्णय लेने पर भी प्रभाव डाल सकते हैं। इसलिए वे कार्यकारी और संगठन की सफलता में एक अभिन्न भूमिका निभाते हैं जिसका वे एक हिस्सा हैं।

मिथक 2: एक कार्यकारी सहायक होने का मतलब यह है कि आपको इस्तेमाल और प्रताड़ित किया जा रहा है।

वास्तविकता − एक कार्यकारी सहायक जो रिश्ता अपने बॉस के साथ निभाता है वह जटिल और अनोखा है। एक बॉस अपने सहायक पर जो निर्भरता का स्तर बनाता है वो रिश्ता एक “सुपरवाइज़र-अधीनस्थ” से एक मजबूत साझेदारी में बदल सकता है।

आमतौर पर सहायक और एक कार्यकारी के बीच के रिश्ते में ऐसी महत्वपूर्ण बातें साझा करना भी शामिल होता है जो अक्सर बहुत ही गोपनीय होती हैं। इसलिए इसमें विश्वास बहुत मायने रखता है। असिस्टेंट स्पष्ट रूप से योजना बनाने में शामिल होता है और इसलिए उसे बहुत ईमानदार होना चाहिए। यहीं निष्ठा जो ये दोनों शेयर करते हैं उनके लक्ष्यों को अक्सर एक-दूसरे की सफलता से परिभाषित किया जाता है।

सहायक कुछ सबसे बड़ी चुनौतियों का सामना आसानी से कर लेता है क्योंकि वह पूरे विभाग में संभवतः संगठन में सबसे शक्तिशाली कार्यकारी अधिकारी को मैनेज कर रहा होता है। वहाँ कई प्रक्रियाएं एक दूसरे के समानांतर चलती हैं और सहायक से उम्मीद की जाती है कि वह इन सभी पर नज़र रखेगा और समय पर उन सभी का निष्कर्ष निकालेगा।

अधिकांश नेताओं को अपने लक्ष्यों और विचारों की दृष्टि के साथ तीव्रता से प्रेरित किया जाता है जो उनको काफी मुखर बनाता है। यह अक्सर तनाव और उच्च मनोवृत्ति के लिए होता है। अक्सर कई बार असिस्टेंट की भावनाएं फूट कर बाहर आ जाती हैं। हालांकि अनुभवी कार्यकारी सहायक जानते हैं कि संघर्ष से निपटना किसी भी नौकरी का एक मानक हिस्सा होता है और उनको पता होता है कि तनावपूर्ण परिस्थितियों में भी प्रभावी ढंग से कैसे बातचीत करनी है।

मिथक 3: कार्यकारी सहायक को कम अवसरों के साथ-साथ काम के लिए कम पैसे दिए जाते हैं

वास्तविकता − यह है कि एक कार्यकारी सहायक के लिए पूरी दुनिया एक आवरण की तरह है जिसमें वह बात करता है। संगठन के सभी महत्वपूर्ण विभागों में उस आवरण को खोलने का उनका विशेषाधिकार है। चूंकि इसकी बेहद संभावना है कि उसे कैरियर के अवसर मिलेंगे, जिसके सपने केवल कुछ लोग ही देख सकते हैं। यह उनके संगठन में प्रभावशाली लोगों के साथ नियमित रूप से बातचीत करने के कारण संभव है।

एक कार्यकारी सहायक के रूप में कार्य करना बहुत ही आकर्षक कैरियर विकल्प है जो जनता की धारणा के विपरीत है। इसके अलावा, कार्यकारी सहायक  कई प्रदर्शन-आधारित बोनस के भी हकदार हैं। जिनमें हवाई मील, स्वास्थ्य लाभ, छूट, जिम सदस्यता ,ऐड-ऑन आदि के रूप में नौकरी में प्राप्त विभिन्न लाभों और प्रोत्साहनों का उल्लेख नहीं है।

ये कार्यकारी सहायक की नौकरी को आर्थिक रूप से सुरक्षित बनाता है, और कई मायनों में लोभनीय काम बनाता है। न केवल वे संगठनों के प्रत्येक कार्यकर्ता के साथ काम कर रहे हैं, बल्कि वे अपने कौशल को साबित कर रहे हैं और अपने ईमानदारी भरे प्रयासों के लिए अधिक मुआवजा भी पा रहे हैं।

मिथक 4: एक कार्यकारी सहायक होने के लिए बहुत कम या बिलकुल भी प्रशिक्षण कि आवश्यकता नहीं होती।

वास्तविकता − जबकि यह है कि कार्यकारी सहायक की नौकरी के कुछ भाग काफी बुनियादी और क्लेरिकल प्रकृति के होते हैं, नौकरी की पूरी जिम्मेदारी उसके मालिक की बराबरी करने की होती है। हालांकि नियुक्ति के लिए हमेशा किसी महाविद्यालय की डिग्री की माँग नहीं होती लेकिन यह महत्वाकांक्षी और प्रभावशाली कैरियर लक्ष्य की कोशिश कर रहे किसी व्यक्ति की महत्वपूर्ण संपत्ति हो सकती है।

बहुत से कार्यकारी सहायक डिग्री लेकर अपने करियर की शुरुआत नहीं करते हैं। एक डिग्री के अभाव में वे अतिरिक्त सेवाएँ प्राप्त करने के लिए जैसे कि जूनियर कॉलेज पाठ्यक्रम में भाग लेते हैं या महत्वपूर्ण और अपनी शिक्षा से संबंधित प्रमाणपत्र प्राप्त करते हैं। खास तौर पर कंप्यूटर प्रौद्योगिकी या व्यवसाय प्रशासन में या किसी भी व्यावसायिक रूप से जो उनकी योग्यता में वृद्धि करके उनके करियर के लिए सहायक सिद्ध हो सके।

इस पद के लिए उच्च स्तर के दृष्टिकोण और हँसमुख व्यक्तित्व की जरूरत होती है। व्यक्ति में समस्या हल करने की योग्यता होनी चाहिए ताकि वह किसी व्यक्ति के कौशल का विश्लेषण कर सके। ये कौशल समय के साथ साथ और विभिन्न परिदृश्यों का सामना करने से आते हैं। इन जटिल विवरणों को रातों-रात सीखा जा सकता।

मिथक 5: कार्यकारी सहायक होना एक उबाऊ और नीरस काम है।

वास्तविकता − कार्यकारी सहायक उतना ही उबाऊ है जितना सहायक इसे बनाना चाहता है। दूसरे शब्दों में, इस पद में उपलब्ध असंख्य कैरियर के अवसर और सीखने की संभावनाएं हैं। जब आप किसी संगठन के मालिक से सीधे रिपोर्ट करते हैं तो विभिन्न जिम्मेदारियों की कोई कमी नहीं होती है और सबसे अच्छे सहायक सभी भूमिकाएं सीखने के लिए कड़ी मेहनत करते हैं ताकि वे अपने मालिक का मीटिंगों में आत्मविश्वास के साथ प्रतिनिधित्व कर सकें।

इस नौकरी के अत्यंत व्यक्तिगत स्वभाव की वजह से कुछ लोगों को यह बेहद आकर्षक लगता है जबकि अन्य लोगों को यह बहुत चुनौतीपूर्ण लगता है। कुछ लोग इसे उबाऊ और सुस्तीभरा मानते हैं, हालांकि कोई यह भी कह सकता है कि शुरूआत में वे कार्य के बारे में ज्यादा नहीं जान सकते।

उनमें से ज्यादातर एक कार्यकारी सहायक के रूप में कुछ समय बिताकर अनुभव प्राप्त करने के बाद पुरस्कृत और समृद्ध महसूस करते हैं। यह कहने के बाद, कंपनी और संगठन की जरूरतों के अनुसार पदनाम के महत्व और मूल्य में भी बदलाव होता है।