मूल दक्षताएँ

एक कार्यकारी सहायक बनने के लिए सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि नौकरी की दिशा में एक मजबूत प्रतिबद्धता हो। दूसरे शब्दों में सफल होने की दृढ़ इच्छा होनी चाहिए। एक उम्मीदवार के रूप में व्यक्ति को लगातार अपने प्रदर्शन को सुधारने और नई क्षमताओं को जोड़ने के लिए तैयार रहना चाहिए।

स्थिति की मांग हमेशा नई प्रौद्योगिकियों और व्यावसायिक प्रथाओं के आगमन के साथ बदलती रहती है इसलिए कार्यकारी सहायक को अनुकूली, लचीला और जिज्ञासु होना चाहिए। कार्यकारी सहायक द्वारा उपलब्ध कराए जाने वाले अधिकांश कागजात लगभग गायब रहते हैं क्योंकि वह बिना किसी पर्यवेक्षण के काम करता है, इसलिए उसकी कोई सहायक रिपोर्ट भी नहीं होती है जो एक सहायक को प्रस्तुत करना आवश्यक होती है।

उनके प्रदर्शन के मापदंड का एकमात्र यही तरीका है कि कैसे वे अपने बॉस कि ज़िंदगी आसान बनाते हैं, उनकी कुछ प्रमुख जिम्मेदारियां नीचे दी गई हैं −

• उन्हे सभी विवरणों कि जानकारी देना
• सभी महत्वपूर्ण घटनाओं में उनकी उपस्थिति को सुनिश्चित करना
• उनकी आवश्यकताओं की प्रत्याशा करना
• उनके काम और अन्य व्यवसाय-संबंधी कार्य को प्राथमिकता देना
• दैनिक कार्यप्रवाह प्रबंधन

उपर्युक्त जिम्मेदारियों के अतिरिक्त कुल नौ मुख्य दक्षताएं हैं जो अच्छी तरह से प्रत्येक कार्यकारी सहायक में निश्चित रूप से होनी चाहिए जो नीचे सूचीबद्ध हैं −

अनुकूली कौशल

• परिवर्तनों के प्रति अनुकूल और स्थिति अनुसार खुद को ढाल लेता है।
• काम की प्रतिकूल प्रकृति के बावजूद काम के प्रति सकारात्मक दृष्टिकोण
• रचनात्मक ढंग से कई विवादित प्राथमिकताओं के प्रबंधन की पहल कर सकते हैं

संगठनात्मक कौशल

• जानने का प्रयास करें कि समय का सबसे अच्छा उपयोग हो।
• जो कार्य आपके हाथों में है उसके अनुसार समय को विभाजित करना जाने।
• कार्यालय के स्थान का उपयोग और कागजी कार्रवाई का आयोजन करना जाने।

कार्य प्रबंधन कौशल

• जरूरतों को पूरा करना और उन्हें संबोधित करना।
• निर्धारित समय के भीतर महत्वपूर्ण परियोजनाओं को पूरा करना सुनिश्चित करें
• कई प्राथमिकताओं को संतुलित करें और एक उपयुक्त कार्यप्रवाह डिजाइन करें।
• समस्याओं की पूर्ति करने और पूर्व-प्रभावी कार्रवाई करने में सक्षम होना

संचार कौशल

• उन कौशल को सुधारने के लिए सक्रिय रूप से काम करना और सुनना
• त्रुटियों के बिना एक पेशेवर भाषा में अच्छी तरह सधे हुए वाक्य लिखें
• वो विश्वासपूर्वक बोलता है और आसानी से समझने वाले स्पष्ट संदेश भेजता है।
• वो जानता है कि सकारात्मक संदेश देने के लिए मौखिक और लिखित कौशल को कैसे नियुक्त करना है।

ग्राहक सेवा कौशल

• समय पर पूछताछ के प्रश्नों का उत्तर देता है और पेशेवर जैसा व्यवहार करता है।
• ग्राहकों के व्यवसाय के बारे में नवीनतम जानकारी रखता है।
• ग्राहकों और सहकर्मियों के साथ एक औपचारिक और पेशेवर की तरह व्यवहार करें।

बिजनेस अवधारणा कौशल

• बुनियादी व्यावसायिक सिद्धांतों के बारे में अवगत होता है।
• संगठनात्मक व्यवहार के बारे में जानता है और इसका प्रदर्शन करता है।
• समग्र उद्योग और व्यापार संचालन को समझता है

टीम प्लेयर कौशल

• टीम के एक सक्षम सदस्य के रूप में गिना जाना पसंद करता है।
• समूह लक्ष्यों को महत्व दें और तदनुसार भाग लें।
• प्रबंधक के साथ काम करने वाले अन्य लोगों के साथ बैक-अप समर्थन के लिए तैयार रहें।

कंप्यूटर/तकनीकी कौशल

• स्टैन्डर्ड कार्यालय उपकरण का उपयोग करने में प्रवीणता प्रदर्शित करता है।
• कंप्यूटर, बाह्य उपकरणों और सहायक उपकरणों का उपयोग करने में प्रवीणता प्रदर्शित करता है।
• तेजी से नई तकनीक का अनुकूलन करके उन्नत प्रवीणता का प्रदर्शन करें।

न्याय कौशल

• दृढ़ निर्णय लेने और निष्पक्ष न्याय कौशल का प्रदर्शन करता है
• आवश्यकता पड़ने पर उचित प्राधिकार के लिए मुद्दों को संदर्भित करता है।
• निरंतर पर्यवेक्षण या दिशा से प्रभावी ढंग से काम करता है।

इन नौ मूल दक्षताओं को कुछ दिनों में विकसित करना आसान नहीं है, तो अब यह स्पष्ट है कि चीजों की सूची जो एक कार्यकारी सहायक को करनी चाहिए वो थकाने वाली होती है। एक कार्यकारी सहायक की भूमिका कभी आसान नहीं होती; कभी-कभी एक पल के लिए भी आराम नहीं मिलता। इन मामलों में यह जरूरी है कि व्यक्ति सकारात्मक रवैया बनाए रखता है और नौकरी पर अटल ध्यान केंद्रित करता है। यह काम अपने हिस्से की राशि से काफी बड़ा है।